ArboNed – over de ontwikkeling en het gebruik van KeurCompany

Planningssysteem voor medische keuringen

Interview, 13 februari 2025

“Ik ben altijd heel blij met jullie geweest”

Met Saskia Luteijn, Coördinator Keuringen bij ArboNed, een landelijke Arbodienst, kijken we terug op de jarenlange plezierige samenwerking, de successen en de uitdagingen. Klanttevredenheid en technologie gaan bij ByeleX hand in hand.

De samenwerking tussen ByeleX en ArboNed begon in 2006 met consultancy en groeide al snel uit tot gezamenlijke projecten zoals BouwGezond, KCgezond en KCVS, zogenaamde PMO Systemen (Preventief Medisch Onderzoek). ArboNed biedt haar klanten verplichte medische keuringen aan. Niet alleen ter preventie van ziekte, maar ook die waarbij de eigen veiligheid en die van de omgeving op het spel staan.

Saskia, die al sinds 2007 betrokken is bij ByeleX, heeft een belangrijke rol gespeeld in deze evolutie. Ze vertelt hoe haar functie door de jaren heen veranderde – van Planner naar Functioneel Analist en nu als Coördinator Keuringen / Functioneel Beheerder. “Het is mooi om te zien hoe we elkaar hebben geholpen om telkens weer tot vernieuwende oplossingen te komen.”

Samenwerken als Partners

De samenwerking met ByeleX en het gedeeltelijk werken aan een oplossing wordt door Saskia als bijzonder ervaren. Ze herinnert zich de tijd waarin ze samen met de collega’s van ByeleX; Jaco, Edwin, Nifont, Anton en Sergey, aan ideeën werkte. “Het was niet alleen een zakelijke samenwerking, maar een gezamenlijke zoektocht naar oplossingen. De Operatie en IT werkten nauw samen. Geen klant – leverancier relatie, maar gewoon collega’s die samen aan hetzelfde systeem werken. Dat maakte het zo bijzonder,” vertelt ze.

Coördinatie en Planning

Saskia is verantwoordelijk voor de coördinatie van medische keuringen door het hele land. Dit omvat het plannen van artsen, locaties – het zijn er wel 40 – klanten en de benodigde apparatuur. Een uitdaging, bijvoorbeeld omdat er zowel bij de artsen als bij de te keuren klanten een kink in de kabel kan komen, zodat de geplande afspraken verschuiven.

Niet iedereen komt altijd opdagen, dan moet je creatief zijn. Saskia ziet dit als een uitdaging. Klanten met specifieke wensen (zoals afwijkende communicatie) ontvangen maatwerkoplossingen. Ook organiseert ze projecten, zoals op Texel, waar het gebruik van een Formule 1-simulator en een lokaal 0.0 biertje, zorgde voor een leuke, ontspannen sfeer rond de medische keuringen.

“Dit trekt medewerkers aan, vooral jongere werknemers die vaak de lange-termijn gevolgen van hun werk onderschatten. Alles om de klanttevredenheid te verhogen. Een goed keuringssysteem is daarbij van essentieel belang en helpt bij het efficiënt plannen door met al deze variabelen rekening te houden waardoor de bezettingsgraad van de artsen erg hoog is.” Er wordt gestreefd naar maximale efficiëntie door pauzes en administratietijd in te calculeren.”

Privacy en Gegevensbeveiliging: Een belangrijke Verantwoordelijkheid

De bescherming van medische gegevens en de privacy van de medewerkers is van groot belang in deze branche. “We werken met gevoelige informatie en dat brengt grote verantwoordelijkheden met zich mee. Het systeem zorgt ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben, en dat is van cruciaal belang.”

Dit geldt niet alleen voor de huidige gegevens, maar ook voor oudere dossiers die nodig kunnen zijn voor eventuele claims in de toekomst. Medische gegevens moeten tussen de 20 en 40 jaar in het systeem bewaard kunnen worden, afhankelijk van de aard van het werk. Gegevens van claims moeten zorgvuldig worden gearchiveerd. Saskia geeft een voorbeeld van iemand die op 50-jarige leeftijd longkanker krijgt. “Dan moet er worden nagegaan of die persoon in het verleden met asbest heeft gewerkt. Het is cruciaal om toegang te hebben tot oude dossiers om de oorzaak te achterhalen.”

Ze vergelijkt het medische keuringssysteem met de kwaliteit van “een dikke Mercedes”, waarmee ze al die jaren met plezier heeft gewerkt. En benadrukt nog maar eens hoe blij ze altijd met ByeleX is geweest.

Een mooier compliment kan een bedrijf zich toch niet wensen..